Mapas y cartas descriptivas de los procesos
Consulta la estructura orgánica y la carta descriptiva de los procesos estratégicos, misionales y de apoyo de la Notaría 22 del Círculo de Cali.
Notario/a
- Atender permanentemente con calidad y legalidad, a personas y entidades.
- Dirigir, administrar y tomar decisiones correspondientes a la labor notarial y registral.
- Autorizar y firmar actuaciones, procedimientos, procesos y testimonios.
- Recibir, conservar y entregar archivos, información y activos de la notaría.
- Resolver conceptos jurídicos.
- Mantenerse actualizado respecto a circulares, normas, leyes y/o decretos expedidos por el Gobierno para el correcto funcionamiento de la notaría.
- Realizar seguimiento y apoyar la labor administrativa de la notaría.
- Firmar documentos administrativos.
- Realizar todas las funciones conforme con lo que establece el Art. 3 del Decreto 960 de 1970, las normas que lo modifiquen, adicionen y/o complementen.
- Recibir las declaraciones juramentadas de los usuarios, prestando la debida atención a dicha declaración.
- Estar muy atentos (as) y alerta al control de legalidad de la identificación de las personas y/o sus documentos.
- Recibir y revisar la documentación que será objeto de autenticación, confrontando su legalidad.
- Verificar el documento de identidad coincida con la persona frente a usted.
- Revisar, comparar y verificar el usuario con la autenticación biométrica que realice.
- Realizar cotejo dactilar y verificación de la persona que se presenta a autenticar por los medios expuestos en la ley para dicha verificación.
- Llevar el registro de toda la base de datos de autenticación en el programa SINFONY; los usuarios de cada funcionaria son compartidos en red y ninguna debe tenerlos de manera personal.
- Prestar atención al cliente de manera respetuosa y cálida.
- Indagar inicialmente a las personas mayores adultos y/o las que de manera aparente requieran entrevista sobre su salud mental y cognitiva.
- Especificar en los poderes la debida verificación en el VUR, plasmando el debido sello indispensable para el cargue en la plataforma.
- Cumplir con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral y salud, establecidos por la organización.
- Reportar en la bitácora del sistema biométrico (modo, tiempo, fecha) cualquier daño, caída o intermitencia del sistema.
- Mantener en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
- Elaborar informes periódicos de las actividades realizadas.
- Recolectar, verificar y validar la documentación necesaria para tramitar el registro de las solicitudes de registros civiles de Nacimiento, Matrimonio y Defunción.
- Elaborar los registros civiles correspondientes a nacimientos, matrimonios y defunciones, conforme a la normativa vigente.
- Brindar atención al cliente de manera cálida, respetuosa y efectiva, ofreciendo información clara y oportuna según las necesidades del usuario, y redireccionando sus requerimientos al área correspondiente para una adecuada gestión.
- Realizar los trámites de reconocimiento de hijos.
- Expedir copias certificadas de los registros civiles de Nacimiento, Matrimonio y Defunciones.
- Indagar a los solicitantes sobre su parentesco con el titular del registro civil, como parte del proceso de verificación.
- Elaborar y remitir informes mensuales a las entidades estatales responsables del registro civil.
- Cumplir con las normas y procedimientos de seguridad integral establecidos por la organización.
- Archivar y tramitar documentos administrativos para uso y control interno.
- Gestionar con el área encargada las respuestas a correos electrónicos recibidos de la Notaría 22 de Cali y la respuesta de correspondencias.
- Mantener en condiciones óptimas el equipo y el área de trabajo, reportando cualquier anomalía detectada.
- Apoyar en las tareas y actividades administrativas que le sean asignadas por la administración y el Notario.
- Elaborar informes periódicos sobre las actividades desarrolladas.
- Recibir, recepcionar, examinar, clasificar y verificar el contenido y documentos anexos de las Escrituras Públicas, entregada por el área de radicación y reparto.
- Elaborar y extender todo tipo de Escrituras Públicas ajustadas a la Ley.
- Realizar la liquidación de las facturas correspondientes a los trámites de escrituración.
- Gestionar y atender los trámites notariales de cualquier índole (compraventas, matrimonios, testamentos, reglamentos, sucesiones, etc.) para ser revisados de acuerdo a sus funciones.
- Coordinar conjuntamente con el área de radicación las firmas en las escrituras públicas.
- Entregar y remitir las escrituras públicas para su correspondiente revisión.
- Verificar en la plataforma del VUR la veracidad de los poderes que se utilicen para la elaboración de las escrituras, así como en las plataformas de consulados en el exterior cuando los poderes se aporten escaneados con código de verificación.
- Verificar paz y salvos que se aporten con código QR o, en su defecto, de manera digital.
- Brindar asesoría conforme a sus conocimientos básicos y de carácter esencial a los clientes de la Notaría 22 de Cali.
- Realizar las comunicaciones a través de los canales corporativos dispuestos por la Notaría.
- Cumplir con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización.
- Mantener en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
- Elaborar informes periódicos de las actividades realizadas.
- Brindar atención al cliente de manera cálida, respetuosa y efectiva, ofreciendo información clara y oportuna según las necesidades del usuario, y redireccionando sus requerimientos al área correspondiente para una adecuada gestión.
- Cotización, preliquidación, liquidación y facturación de trámites notariales de acuerdo a las tarifas definidas.
- Recibir, examinar, clasificar, codificar y efectuar el registro en la plataforma de escrituras públicas.
- Expedición de copias auténticas de los trámites notariales realizados.
- Expedición de recibos de pago de boleta fiscal y registro.
- Registro de escrituras en la plataforma de oficina de instrumentos públicos.
- Entrega de copias de escrituras públicas a los usuarios.
- Velar por la seguridad, control y vigilancia del archivo notarial.
- Gestionar y emitir las respuestas de las solicitudes recibidas mediante correo electrónico.
- Relacionar las escrituras públicas a empastar, foliar las hojas del archivo y llevar el control actualizado de los libros de índices.
- Expedición de copias de documentos que reposan en los archivos notariales.
- Realizar las notas marginales en las correspondientes escrituras públicas.
- Expedición de segundas copias para los usuarios.
- Administrar la fotocopiadora pública para clientes.
- Digitalización de todas las escrituras públicas.
- Trabajar de manera conjunta y articulada con el área de información y caja, brindando apoyo necesario cuando la demanda de usuarios así lo requiera.
- Brindar asesoría jurídica a los clientes de la Notaría, orientada en resolver inquietudes de tipo jurídico y legal.
- Proporcionar asesoramiento jurídico al personal de la notaría en relación con los actos, trámites y servicios notariales, así como en cuestiones legales generales que puedan surgir en el ámbito notarial.
- Realizar revisiones legales de los documentos presentados por usuarios(as) para su protocolización, asegurándose de que cumplan con los requisitos legales y formales necesarios para su validez.
- Participar en la redacción, elaboración y revisión de escrituras públicas y otros documentos legales, brindando orientación y asistencia en la redacción de cláusulas y disposiciones legales adecuadas.
- Analizar y resolver problemas legales complejos que puedan surgir en la notaría, como conflictos de interpretación legal, disputas o reclamaciones de usuarios(as).
- Proporcionar capacitación y formación continua al personal de la notaría sobre aspectos legales relevantes, actualización normativa y cambios en los procedimientos y prácticas notariales.
- Identificar y evaluar los riesgos legales asociados a las operaciones de la notaría y desarrollar estrategias para minimizarlos, como la implementación de políticas y controles internos adecuados.
- Recibir, examinar, clasificar, codificar y registrar la información contable de los documentos correspondientes.
- Revisar, comparar y conciliar listas de pagos, comprobantes, nómina, cheques y demás registros, verificando su correspondencia con las cuentas respectivas.
- Administrar y manejar el programa contable, nómina y demás.
- Realizar la liquidación de la nómina para envío y aprobación de la contadora.
- Realizar los pagos y movimientos bancarios con aprobación previa del Notario.
- Mantener, custodiar y salvaguardar las claves de las cuentas bancarias y de cualquier tipo transaccional que le son asignadas, preservando su confidencialidad; cualquier movimiento en este orden deberá ser consultado con el Notario y/o quien haga sus veces.
- Elaborar y presentar informes contables mensuales.
- Archivar la documentación contable para su control y consulta interna.
- Elaborar y verificar las relaciones de gastos e ingresos.
- Transcribir información contable en medios digitales.
- Revisar y verificar planillas de retención de impuestos.
- Revisar y codificar las diferentes cuentas bancarias según procedimientos establecidos.
- Recibir ingresos y órdenes de pago, asignando el número correspondiente de comprobante.
- Presentar informes e información contable a la Contadora.
- Elaborar cartas y certificaciones contables cuando sea requerido.
- Ingresar las Escrituras Públicas procesadas por la Notaría 22 del Círculo de Cali al sistema correspondiente.
- Cumplir con las normas y procedimientos en materia de seguridad y salud en el trabajo, conforme a las políticas de la organización.
- Mantener en orden el equipo y el área de trabajo, reportando oportunamente cualquier anomalía.
- Elaborar informes periódicos sobre las actividades realizadas.
- Gestionar las solicitudes administrativas en general.
- Gestionar, supervisar y coordinar la labor administrativa del talento humano de la Notaría 22 de Cali.
- Recibir las solicitudes del talento humano y realizar el trámite correspondiente, como certificaciones laborales, permisos e incapacidades, y notificar al Notario y/o a quien haga sus veces para la gestión administrativa que demande.
- Supervisar que se programen los mantenimientos locativos, reparaciones y compras en general que se requieran en la Notaría 22 de Cali, garantizando el funcionamiento de la propiedad con la previa aprobación del Notario.
- Archivar y tramitar documentos administrativos para uso y control interno.
- Participar en la elaboración de inventarios de los utensilios de dotación y de escritorio y su respectiva entrega.
- Gestionar con el área encargada las respuestas a correos electrónicos recibidos de la Notaría 22 de Cali y la respuesta de correspondencias.
- Realizar el seguimiento a la productividad de las áreas de Radicación, escrituradores y protocolo.
- Cumplir con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización.
- Mantener en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
- Elaborar informes periódicos de las actividades realizadas.
- Elaboración y revisión de los programas de Seguridad y Salud en el Trabajo.
- Desarrollo de análisis de peligros y riesgos laborales.
- Monitoreo y seguimiento de las condiciones de trabajo para la prevención de accidentes y enfermedades laborales.
- Asesoría y acompañamiento en la implementación de la normatividad de SST.
- Política de Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente.
- Política preventiva contra el acoso laboral.
- Planificación del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo.
- Objetivos y metas.
- Orientación en Seguridad y Salud en el Trabajo.
- Indicadores que evalúan la estructura del Sistema de Gestión y Seguridad y Salud en el trabajo.
- Indicadores que evalúan el proceso del Sistema de Gestión y Seguridad y Salud en el trabajo.
- Cumplir con todas las funciones y responsabilidades a fin del SG-SST.